Как подготовиться к публикации торга на ЭТП?

Чтобы торги прошли с наибольшим количеством корректных предложений от Поставщиков, необходимо изначально правильно подготовить тендерную документацию, указав важнейшие характеристики любой сделки: условия оплаты и доставки, желаемый уровень качества товара/услуг, какова гарантия качества и условия сервисного обслуживания и другие нюансы. Правильно подготовленная тендерная документация позволит в дальнейшем быстро осуществить сделку.

Поскольку Закупщик имеет возможность прикрепить к торгу документы Word, Excel, PDF, фотографии и изображения в формате JPEG и BMP, необходимо заранее подготовить набор материалов, которые позволят Поставщику определить стоимость товара и дать собственную цену. Например, экземпляр буклета, технические характеристики оборудования и др.

В системе ЭТП необходимо указать бюджетную цену (или цену открытия) за единицу покупаемого товара. Бюджетная цена определяется, собственно, статьей бюджета компании-Закупщика на данный товар или услугу. Если бюджетная цена не определена, необходимо обратиться к Оператору ЭТП за консультацией по цене. Для Поставщиков бюджетная цена является ограничивающим фактором, выше которой они не могут дать свое предложение. Если ни один из Поставщиков не имеет возможности сделать предложение в рамках бюджетной цены, Закупщик пересматривает цену и снова организует торги.

Закупщик указывает срок, в течение которого Поставщики уточняют спецификацию и детали контракта, готовят и делают ценовые предложения. Закупщику необходимо указать, сколько должен длиться каждый торг. Чем сложнее заказ (редкие материалы, комплексное оборудование), тем больше времени необходимо Поставщикам, чтобы оценить и подготовить предложение.

В описании рекомендуется указать срок, в течение которого будут рассмотрены предложения от Поставщиков и выбран Победитель.

При подготовке тендерной документации для закупки товаров/услуг т.н. «белого оборудования» (оригинального оборудования) возникает необходимость ограничить доступ к торгам от не авторизированных компаний. Для этого необходимо заранее определить круг поставщиков, которые смогут участвовать на торгах. На ЭТП существуют 2 категории товаров и услуг — «Серверы, комплектующие — авторизированные партнеры HP» и «Авторизованные партнеры CISCO», — где находятся только те компании, чье партнерство официально подтверждено на сайтах HP и Cisco, соответственно.